La necesidad de contar con una Intranet (red de computadoras local, servidor mas estaciones) corporativa surge de la ingente cantidad de información en forma de documentos, procedimientos, transacciones, noticias y, cada vez más, elementos multimedia que deben ser compartidos y actualizados de forma constante por empleados y clientes de una empresa, independientemente de su localización física. La Intranet proporciona a las compañías un medio para compartir, gestionar y procesar toda esta información de forma óptima con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.
Una empresa, sea grande o pequeña, necesita siempre tener un control de todas las actividades, operaciones y tareas que se realizan en áreas claves: cómo son la informática, comunicaciones y hasta procesos de ventas. En el caso de los servicios de informática, estas tareas requieren de personal experto, que se encargue de manejar los sistemas, que muchas veces no resultan sencillos y además nos obliga a invertir en costos adicionales.
Para estas ocasiones, resultaría muy útil configurar una maquina a modo de servidor (que se encarga de todas las actividades de la red), y administrar desde el cada configuración y duda que surja en la red de ordenadores de la organización.
Pero la realidad es que, contar con un servidor y administrarlo por lo general es concebido como una tarea tediosa, costosa e inútil. Nada más fuera de la realidad.
Para este caso, existen plataformas orientadas a negocios pequeños, donde la experiencia en el uso de las herramientas en Tecnologías de la Información no es necesaria, al menos del todo. En el caso de Microsoft, su suite de negocio en Servidor, y orientado exclusivamente a Pymes, se llama BackOffice Small Business Server.
Las cuestiones técnicas pueden suponer un quebradero de cabeza para las empresas con escasos recursos técnicos. Por ello, Microsoft ha desarrollado su gama de servidores que incluyen en una sola máquina todos los servicios que una PYME pueda necesitar, en un producto llave en mano que funciona sin necesidad de que el cliente tenga que configurar o instalar ninguna aplicación, y si es necesario, incorpora asistentes que hacen de ello una rutina mas.
Imagen de la Web oficial del software - propiedad de Microsoft.
La necesidad que tienen muchas empresas de apoyarse en un sistema seguro y sencillo de utilizar es uno de los retos que tienen los principales desarrolladores. Microsoft, uno de los mayores, y con mucha experiencia en el sector de Internet se dio cuenta de ello y lanzo este nuevo Server.
BackOffice Small Business Server promete grandes satisfacciones para las empresas que lo adquieran y utilizan. No es necesario poseer grandes equipos para que pueda funcionar lo cual, sin duda, abarata los costes de las inversiones de hardware que tendrán que hacer las empresas.
Ahora comentaré, una de las versiones de esta gama de Servidores de Microsoft. Quizás de las más estables, y que utiliza un entorno sencillo y optimo, me refiero a BackOffice Small Business Server 4.5.
BackOffice Server 4.5 es un conjunto de aplicaciones para servidor de red que incluye Windows NT Server 4.0, el sistema operativo que le permite la instalación, configuración y administración de la red; Exchange Server, para la administración de correo interno y correo externo, y que se relaciona al Outlook; también posibilita la utilización al máximo de este producto.
Manager de Small Business Server - foto obtenida de Wikipedia, subido por Aardila, propiedad de Microsoft.
Este sistema ofrece además SQL Server para el manejo de bases de datos, con el motor más versátil del mercado; Proxy Server para administrar en forma segura el acceso a Internet; aplicaciones para manejo de fax, entre otras posibilidades.
El BackOffice Small Business Server 4.5 está pensado especialmente para Pymes, como una de las soluciones principales para dar servicios a empresas en las que no hay un administrador de red dedicado a tiempo completo y donde el factor costos es sumamente decisivo.
La instalación se efectúa de manera sencilla, el requisito de experiencia a la hora de configurar el Sistema Operativo, queda de lado gracias a la serie de asistentes y la administración se hace sencilla gracias a la práctica consola de Small Business. Con ella es posible agregar usuarios, administrar carpetas e impresoras, y la conexión a Internet deja de ser un dolor de cabeza.
Instalación de Small Business Server - foto obtenida de David Overton.com.
Además de las aplicaciones tipo encuadradas en el Servidor, cualquier tipo de servicio puede ser integrado, por ello sólo citare los de uso más común. Mensajería y avisos (E-Mail, SMS, Chat), Servicios de Acceso Remoto, Servicios WAP, FTP, News, etc.
Tener acceso a la información contenida en la Intranet, poder dar de alta tareas en la agenda corporativa en cualquier momento y lugar, y además, sin tener acceso físico a un ordenador es un es uno de los principales retos de esta implementación.
Los servicios de la Intranet permiten a los usuarios realizar tareas tales como: Buscar información, Enviar y recibir correo electrónico, Buscar en directorios. Dichos servicios también permiten que las aplicaciones personalizadas y de otros fabricantes, como sistemas de automatización de ventas o aplicaciones financieras, aprovechen las posibilidades de la Intranet en áreas como la duplicación y la seguridad.
Sin duda, la integración de los diferentes niveles de la organización debido a las redes internas hace que la toma de decisiones involucre a toda la jerarquía. Esta integración permite a una empresa funcionar como un todo y no únicamente como la suma de sus partes.
A modo de conclusión puedo decir que "el aumento de la productividad que generan las Tecnologías de la Información y comunicación (TIC) en las empresas depende en gran medida del aprovechamiento que éstas hagan de ellas".
En la actualidad una empresa para poder ser competitiva no puede prescindir del uso de las TIC, las cuales se están convirtiendo en una herramienta imprescindible que utilizan las compañías para realizar transacciones, conseguir clientes, vender productos y comunicarse con otras firmas colaboradoras.
Cualquier empresa que se proponga invertir en Tecnología de la Información debería plantearse y medir el aprovechamiento que de ellas va a hacer y que es lo que realmente necesita, ya que invertir en las últimas tecnologías no implica obtener beneficios. BackOffice Small Business Server, es una opción de tantas; pero ha demostrado ser funcional y estable hasta el momento.
Créditos de Imágenes:
Imagen 1: Logotipo de Small Business Server, obtenido de Wikipedia.
